Nhật Bản là quốc gia đi đầu trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, sản xuất,... Do đó, Nhật Bản đã thu hút rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam đến để giao lưu, hợp tác và tìm kiếm những cơ hội phát triển thị trường hơn. Tuy nhiên, để có thể đặt chân tới Nhật Bản thì mọi công dân Việt Nam đều cần phải xin visa với các mục đích thương mại, du lịch. Vậy chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản như thế nào? Cùng Aebay Việt Nam giải đáp trong bài viết dưới đây nhé!
1. Visa công tác Nhật Bản là gì?
Visa công tác Nhật Bản (visa thương mại) là visa được cấp cho công dân Việt Nam có kế hoạch nhập cảnh vào Nhật Bản với các mục đích như sau:
- Đàm phán, tham gia hội nghị - ký kết hợp đồng lao động,
- Giao lưu học thuật - văn hóa
- Trao đổi văn hóa
Tuy nhiên, visa này không áp dụng cho những người muốn sang Nhật Bản để lao động. Nếu bị vi phạm thì sẽ bị trục xuất về nước và có thể bị cấm nhập cảnh vĩnh viễn vào Nhật. Visa công tác Nhật Bản cho phép công dân nước ngoài được phép nhập cảnh vào Nhật Bản trong tối đa 90 ngày.
2. Các loại visa công tác Nhật Bản
Hiện nay, visa công tác Nhật Bản được chia làm 2 loại chính: Tùy vào mục đích nhập cảnh thì đường đơn có thể lựa chọn loại visa phù hợp
- Visa thương mại Nhật Bản 1 lần:
Đây là visa ngắn hạn dành cho công dân nước ngoài có thể sang Nhật Bản để đi công tác trong thời hạn hiệu lực 3 tháng và thời gian lưu trú cho mỗi lần nhập cảnh là 15 ngày.
- Visa thương mại Nhật Bản nhiều lần:
Visa thương mại Nhật Bản thường sẽ dành cho người thường xuyên đi công tác tại Nhật Bản trong một thời gian dài với hiệu lực từ 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc thậm chí là 10 năm
Thời gian lưu trú sẽ từ 15 đến 90 ngày.
Do tình chất dài hạn của visa nên diện visa thương mại nhiều lần chỉ dành cho một số đối tượng:
+ Nhân viên chính thức tại một công ty nhà nước
+ Nhân viên chính thức tại một công ty niêm yết trên sàn chứng khoán
+ Nhân viên chính thức của một công ty Nhật Bản là thành viên của Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh thành phố do Đại sứ quán Nhật Bản quản lý và có trụ sở liên hệ tại Nhật Bản
+ Người từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm gần đây, đồng thời đã đi nhiều lần tới các nước trong khối G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn
+ Người có chức vụ đã đi Nhật Bản với mục đích thương mại ít nhất 3 lần trong vòng 3 năm gần đây
+ Bố/mẹ/vợ/chồng/con của những người thuộc nhóm đối tượng trên
3. Điều kiện để xin visa công tác Nhật Bản
Bạn cần phải đáp ứng một số điều kiện thì mới có khả năng nộp đơn xin visa công tác Nhật Bản.
- Hộ chiếu còn hiệu lực và đảm bảo quyền lợi, tư cách trở lại quốc gia của mình
- Hồ sơ đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự
- Các hoạt động dự kiến tại Nhật Bản bao gồm thông tin nhân thân, vị trí việc làm, thời hạn lưu trú phù hợp với tư cách lưu trú
- Đương đơn không nằm trong các mục cấm nhập cảnh theo Luật xuất nhập cảnh
4. Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản cần chuẩn bị những gì?
a) Hồ sơ xin visa công tác 1 lần
*Người xin visa cần chuẩn bị
- Hộ chiếu bản gốc
- Tờ khai xin visa
- Đơn được điền bằng tiếng Anh/ Nhật/ Việt
- Chữ ký ở mặt sau từ khai phải trùng khớp với chữ ký trên hộ chiếu
- Hồ sơ cần xử lý trên máy nên không dập ghim 2 tờ lại với nhau
- Ảnh thẻ kích thước 4.5x3.5, phía sau ghi rõ họ tên và được dán trên tờ khai
- Giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh/ Nhật/ Việt và có đầy đủ thông tin về thời gian, vị trí công tác và mức lương
- Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí cho chuyến đi bằng tiếng Anh/Nhật/ Việt: lựa chọn 1 trong 3 loại giấy tờ dưới đây
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy phái cử
- Văn bản tương đương
- Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình
*Hồ sơ xin visa từ phía người mời bên Nhật cần chuẩn bị
- Thư mời (bản gốc)
+ Phải ghi rõ mục đích nhập cảnh cụ thể tại Nhật Bản là gì
+ Nếu có trên 2 người đi công tác thì bắt buộc phải có danh sách người được cử đi công tác
+ Nộp kèm thêm những giấy tờ ký kết hợp đồng giữa 2 công ty, văn bản hội nghị, giấy tờ ghi rõ nội dung giao dịch
- Lịch trình dự kiến
+ Cần ghi rõ thông tin ngày xuất nhập cảnh, chuyên bay và sân bay dự kiến mà bạn nhập cảnh
+ Lịch trình phải được ghi rõ chi tiết từng ngày cụ thể của sự kiện
Lưu ý: Người mời hoặc người bảo lãnh chỉ dành cho đối tượng là công ty/ cơ quan/ tổ chức chính phủ ở Nhật Bản
*Nếu người mời là người đứng ra chi trả chuyến đi thì sẽ cần phải đưa thêm một số hồ sơ giấy tờ như sau:
- Giấy chứng nhận bảo lãnh
- Giấy tờ về công ty, tổ chức bên Nhật
- Bản sao đăng ký pháp nhân
- Giấy giới thiệu khái quát về tổ chức, công ty nếu chưa đăng ký tư cách pháp nhân
- Giấy xác nhận đang công tác với trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời
- Báo cáo theo quý "shikiho” nếu công ty bên Nhật đã niêm yết trên sàn chứng khoán
b) Hồ sơ xin visa công tác nhiều lần
- Hộ chiếu bản gốc, đánh dấu vào trang hộ chiếu có dấu từng nhập cảnh vào Nhật Bản hoặc các nước trong khối G7
- Tờ khai xin visa visa được điền bằng tiếng anh/ Nhật/ Việt
- Chữ ký ở mặt sau tờ khai phải trùng khớp với chữ ký trên hộ chiếu
- Hồ sơ cần xử lý trên máy nên không dập ghim 2 tờ lại với nhau
- Giấy xác nhận công tác từ phía người nộp đơn xin visa viết bằng tiếng Anh/ Nhật
- Phải nêu rõ được thời gian làm việc, mức lương và chức vụ
- Hợp đồng với cơ quan chủ quản không được chấp nhận
- Bản giải trình lý do cần xin visa nhiều lần
- Giấy tờ do cơ quan chủ quản cấp như quyết định cử đi công tác cũng được chấp nhận
5. Một vài lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
- Tùy từng trường hợp mà đương đơn có thể bổ sung thêm một số giấy tờ khác nhau
- Nếu cơ quan lãnh sự Nhật Bản yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn mà bạn không thực hiện thì hồ sơ sẽ bị ngừng xét duyệt
- Những giấy tờ nộp phải có giá trị trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành
- Hồ sơ đã nộp cho cơ quan lãnh sự Nhật Bản thì sẽ không được hoàn trả lại
6. Các bước xin visa công tác Nhật Bản
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hãy chuẩn bị hồ sơ theo checklist ở trên. Không được phép khai man, khai giả mạo thông tin trong giấy tờ và hồ sơ
Bước 2: Đặt lịch hẹn
Dù nộp hồ sơ tại ĐSQ/ LSQ Nhật hay VFS thì đương đơn cũng cần phải đặt lịch hẹn trước
Bước 3: Nộp hồ sơ
Hiện nay, bạn sẽ phải nộp hồ sơ qua các đơn vị ủy thác như VFS Global hoặc 14 đại lý du lịch được chỉ định
Bước 4: Thanh toán lệ phí
Bước 5: Kiểm tra tình trạng visa
Bạn có thể tự kiểm tra tình trạng hồ sơ xin visa Nhật Bản tại trang web
Điền đầy đủ thông tin bao gồm thẻ ngoại kiều và hạn sử dụng cũng như mã captcha để tra cứu thông tin
Bước 6: Nhận két quả
Bạn có thể đến trung tâm VFS Global để nhận hộ chiếu trực tiếp hoặc bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển phát tận nhà để tiết kiệm được thời gian và công sức.
7. Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Bạn có thể nộp hồ sơ tại trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Nhật Bản tại 2 địa chỉ sau:
- VFS Hà Nội (từ tỉnh Gia Lai, tỉnh Bình Định trở ra Bắc)
+ Địa chỉ: Tòa nhà Ocean Park, Tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.
+ Điện thoại: 8428 38227456
- VFS TP HCM (từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào phía Nam)
+ Địa chỉ: Lầu 3, Tòa nhà Resco, Số 94-96 Đường Nguyễn Du – Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
+ Điện thoại: 8428 38227456
**Thời gian làm việc:
- Làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu trừ ngày lễ.
- Nộp hồ sơ từ 8h30 đến 15h00.
- Nhận kết quả từ 13h00 đến 16h00.
8. Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản
- Phí lãnh sự:
+ Visa 1 lần: 540.000 đồng
+ Visa nhiều lần: 1.030.000 đồng
- Phí VFS Global: 200.000 đồng
Ngoài ra, nếu bạn sử dụng thêm dịch vụ hỗ trợ VFS thì bạn sẽ phải đóng thêm phí
9. Thời gian xét duyệt visa công tác Nhật Bản bao lâu?
Thời gian xét duyệt visa công tác Nhật Bản tối thiểu 15 ngày, trong trường hợp nộp qua Đại lý ủy thác thì tối thiểu 10 ngày làm việc
Lưu ý mới nhất: Do lượng hồ sơ dự kiến đông và hạn chế số lượng visa có thể cấp nên thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa sẽ không được quy định cho đến khi thông báo kết quả.
Hy vọng với những chia sẻ hữu ích về visa công tác Nhật Bản ở trên sẽ giúp bạn có thể tự tin chuẩn bị hồ sơ để xin visa công tác Nhật Bản. Nếu bạn còn đang còn vướng mắc nào liên quan đến visa công tác Nhật Bản thì có thể liên hệ ngay với Aebay Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ một cách kịp thời nhé!
Aebay Việt Nam - Mở khóa thế giới của bạn
- VP Hà Nội: Tòa nhà Felizhome 297 Hoàng Mai, P Hoàng Văn Thụ, Q Hoàng Mai, Tp Hà Nội
- VP. Hồ Chí Minh: 14/10 Ngô Tất Tố, Phường 19, Quận Bình Thạnh, TP HCM
- Website: www.aebay.vn
- Hotline: +84 946.033.668
